Organizzare un family day aziendale è un’occasione unica per rafforzare i legami tra colleghi, famiglie e azienda, creando un momento di condivisione che va oltre il semplice lavoro. Un evento di questo tipo richiede però una pianificazione attenta, capace di bilanciare attività ludiche, momenti istituzionali e occasioni di relax. Non bisogna dimenticare il valore aggiunto di servizi specifici come animazione per bambini durante un evento aziendale che rendono l’esperienza coinvolgente per tutte le fasce d’età e permettono agli adulti di godersi la giornata senza preoccupazioni.
Timeline: quando iniziare a organizzare il family day
Il segreto di un family day ben riuscito sta nel partire con largo anticipo. La fase preparatoria ideale inizia tra i tre e i sei mesi prima della data prevista. Questo lasso di tempo permette di valutare con calma le opzioni disponibili, evitare imprevisti e garantire la partecipazione del maggior numero possibile di persone.
Nei primi mesi è fondamentale stabilire gli obiettivi per capire come organizzare un family day aziendale: si vuole rafforzare il senso di appartenenza? Presentare nuovi progetti aziendali? Offrire un momento di svago alle famiglie? A seconda delle finalità, la scelta della location e del programma varieranno.
Un calendario ben strutturato dovrebbe prevedere milestone precise: entro il primo mese definizione del budget, entro il secondo individuazione della location, entro il terzo prime comunicazioni interne. Questo approccio consente di distribuire in maniera equilibrata le attività e ridurre lo stress dell’ultima ora.
Checklist pre-evento: cosa fare 2 mesi prima
Due mesi prima del family day si entra nella fase operativa di come organizzare un family day aziendale. È il momento di trasformare le idee in scelte concrete.
- Prenotare la location: spazi all’aperto, agriturismi o parchi aziendali sono particolarmente adatti, ma anche strutture indoor con aree gioco e sale polivalenti possono funzionare in caso di maltempo.
- Definire il budget: comprendere tutte le voci, dal catering al service audio, dall’animazione alle eventuali assicurazioni.
- Selezionare i fornitori: catering, intrattenimento musicale, agenzie di eventi specializzate in attività per famiglie, fotografi e videomaker.
- Comunicare l’iniziativa ai dipendenti: un primo save the date via newsletter o intranet aiuta a fissare la data nell’agenda delle famiglie.
Questa fase è fondamentale per impostare la macchina organizzativa. Un buon coordinamento dei fornitori garantirà professionalità e riduzione degli imprevisti.
Organizzazione a 1 mese dall’evento
Il catering deve essere confermato, includendo menù adatti a bambini, vegetariani e intolleranze alimentari. Il programma dell’evento va finalizzato: momenti istituzionali, attività di team building, spettacoli, giochi e spazi dedicati al relax. È importante integrare attività parallele che soddisfino le esigenze di adulti e bambini, come laboratori creativi, sport o spettacoli di magia. In questa fase si gestiscono anche le iscrizioni dei partecipanti. Un modulo online semplifica la raccolta delle adesioni e fornisce dati utili per la logistica. A livello organizzativo, vanno definiti i trasporti, il parcheggio, eventuali navette e la disposizione degli spazi.
La settimana del family day: ultimi preparativi
La settimana che precede il family day è dedicata al controllo e alla supervisione. Tutti i fornitori vanno coinvolti in un briefing operativo, così che ogni figura sia allineata sulle tempistiche e le responsabilità. L’allestimento della location deve essere pianificato nei dettagli: palco, sedute, aree gioco, gazebo, segnaletica interna. Allo stesso tempo, è necessario verificare gli aspetti legati alla sicurezza: uscite di emergenza, coperture assicurative, presidi sanitari o la presenza di un medico. Infine, si invia una comunicazione finale ai partecipanti con programma, orari e indicazioni logistiche. Questo riduce dubbi e telefonate dell’ultimo minuto, permettendo a tutti di arrivare informati e sereni.
Checklist del giorno dell’evento
Il giorno del family day deve seguire una scaletta ben definita. Una timeline oraria aiuta a coordinare il team e a garantire che tutto si svolga senza intoppi.
Si parte con l’accoglienza dei partecipanti: desk dedicati per la registrazione, distribuzione di badge o gadget e indicazioni sugli spazi. A metà mattinata possono svolgersi attività ludiche e sportive, seguite da un pranzo conviviale. Nel pomeriggio spazio a spettacoli, laboratori e momenti di socialità più libera.
Un team di referenti deve presidiare ogni area: logistica, intrattenimento, catering, assistenza medica, coordinamento tecnico. È utile predisporre un piano per la gestione degli imprevisti, dalle condizioni meteo alla sostituzione di un fornitore. Un coordinatore centrale, con la visione d’insieme, diventa il punto di riferimento per ogni emergenza.
Post-evento: follow up e valutazione
L’organizzazione di un family day non termina con l’ultimo saluto. Il follow up è parte integrante del processo. Nei giorni successivi è buona prassi inviare un messaggio di ringraziamento ai partecipanti, magari corredato da un album fotografico condiviso. Le immagini rafforzano il ricordo positivo e aumentano il senso di appartenenza.
Un altro passaggio fondamentale è la raccolta di feedback. Questionari brevi e mirati aiutano a capire cosa ha funzionato e cosa migliorare. Analizzare i dati di partecipazione, i costi sostenuti e i benefici percepiti permette di valutare il ritorno sull’investimento e pianificare ancora meglio le edizioni future. Concludere con una relazione interna e una documentazione fotografica completa significa lasciare una traccia tangibile dell’evento, utile per la comunicazione aziendale interna ed esterna.
