Si potrebbe pensare che le grandi rivoluzioni siano sempre rumorose, ma a volte avvengono in silenzio e cambiano le abitudini personali poco alla volta. Per molto tempo, i settori professionali hanno fatto affidamento su azioni consuete: la carta intestata, la firma sui documenti, il timbro dell’ufficio postale e l’attesa di una ricevuta di ritorno che confermasse l’avvenuta consegna di un documento importante.

Attualmente, questo insieme di carta, inchiostro e attese si è quasi del tutto smaterializzato e ha lasciato il posto a uno strumento che ha modificato il concetto di comunicazione formale: la posta elettronica certificata, indicata con la sigla PEC.

Il valore legale della PEC in contesti HR e aziendali

Inizialmente accolta da molti con la tipica diffidenza riservata a ogni nuovo strumento burocratico, la PEC si è, in realtà, gradualmente rivelata per quello che è realmente: un sistema caratterizzato da certezza e sicurezza. E proprio quando sembrava aver raggiunto la sua piena maturità, una nuova normativa è intervenuta per sottolinearne l’importanza, portandola verso una dimensione ancora più strategica.

La legge di bilancio 2025 ha infatti sancito un passaggio importante: dall’1 gennaio del 2025, ogni amministratore di società è obbligato a comunicare al Registro delle Imprese un proprio domicilio digitale personale. Questa scadenza, prorogata successivamente al 31 dicembre 2025, significa, quindi, che ogni amministratore dovrà dotarsi di una casella PEC distinta da quella aziendale.

Si tratta, naturalmente, soltanto di un esempio dei numerosi contesti in cui la PEC viene usata oggi. Per cogliere la portata della posta elettronica certificata, è importante soffermarsi su cosa significhi davvero valore legale. Per una comune e-mail non si può avere la certezza di chi l’abbia spedita né la prova che sia mai arrivata a destinazione. Può essere ignorata, cestinata, finire nello spam e il mittente non avrà mai una prova del suo invio.

La PEC, al contrario, è tracciata in ogni istante. Il sistema si fonda su due basi: la ricevuta di accettazione, che il gestore del mittente rilascia come prova dell’invio, e la ricevuta di avvenuta consegna, che il gestore del destinatario emette quando il messaggio entra nella sua casella. Da quel momento, la comunicazione si considera legalmente conosciuta dal destinatario. La notifica ha raggiunto il suo scopo, con la creazione di una traccia temporale certa e di un vincolo giuridico.

Si pensi ad un responsabile HR che deve inviare una lettera di assunzione con una scadenza per l’accettazione. Inviarla via PEC garantisce la consegna e allo stesso tempo cristallizza il momento esatto in cui il candidato l’ha ricevuta, il tutto in modo oggettivo.

Allo stesso modo, nelle relazioni commerciali, la PEC agisce come una prova digitale. La disdetta di un contratto di fornitura, un sollecito di pagamento che precede un’azione legale, la convocazione ufficiale di un’assemblea dei soci: sono tutti esempi di atti che richiedono formalità e certezza, che possono trovare nella PEC un mezzo ideale per raggiungere questi obiettivi.

Usare la PEC per inviare CV, gestire contratti e ordini

L’utilità della PEC consiste nella sua capacità di adattarsi a diverse fasi della vita professionale. Ad esempio, si può prendere il caso di un giovane neolaureato che si affaccia sul mercato del lavoro. Inviare il proprio curriculum tramite un’e-mail standard non è la procedura ideale, perché non si sa con certezza se sarà letto o se finirà in una cartella dimenticata. Anche per partecipare ad un concorso pubblico, spesso la PEC è l’unica via ammessa.

Per un manager aziendale, la gestione di contratti, accordi e ordini richiede precisione assoluta. Ogni mese vengono scambiati documenti fondamentali con clienti, partner e fornitori. Utilizzare la PEC significa creare un registro digitale concreto.

Come attivare una casella certificata in modo semplice

Oggi, attivare una PEC è un’operazione rapida, intuitiva e accessibile a chiunque senta la necessità di proteggere le proprie comunicazioni. D’altronde, la sicurezza non dovrebbe essere solo riservata a pochi. Che si tratti di inviare un CV, un preventivo o un contratto, la PEC è oggi lo standard per garantire valore legale e sicurezza nelle comunicazioni professionali.

Provider qualificati come Register.it hanno lavorato per rendere questo strumento semplice da utilizzare. Una delle preoccupazioni principali per chi ha a che fare con documenti legali è la loro conservazione. Le norme sono chiare: i messaggi PEC, per mantenere il loro valore giuridico nel tempo, devono essere conservati per 10 anni. Le soluzioni di Register.it nascono con questa esigenza già risolta, grazie a un servizio di conservazione a norma che solleva l’utente da ogni preoccupazione.

PEC Agile è la scelta perfetta per chi ha bisogno di essere operativo subito, come un freelance o un privato, e desidera una casella certificata su un dominio fornito dal gestore.

PEC Unica si rivolge a professionisti e aziende che vogliono comunicare con un’immagine coordinata, con un indirizzo PEC sul proprio dominio personale, che trasmette immediatamente affidabilità.

Il confine tra pubblico e privato è sempre più tracciato digitalmente

I confini tra vita personale e professionale nel digitale sono spesso sfumati e confusi, ma la PEC agisce come un elemento di ordine. Questo strumento non è più percepito solo come un obbligo, perché diventa una scelta di chiarezza. È la formalizzazione di un’identità professionale che, pur vivendo nel mondo immateriale del digitale, ha conseguenze molto concrete nel mondo reale.